Erasmus+, COVID-19 - najczęściej zadawane pytania.
Szanowni Państwo,
W związku z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19, co znacznie wpłynęło na realizację projektów mobilnościowych, w szczególności programu Erasmus+, wszystkie osoby pozostające za granicą prosimy o stały kontakt z Biurem Wymiany Międzynarodowej.
Dane kontaktowe:
Dominika Dankiewicz – Kierownik Biura recint@urk.edu.pl, Tel +48126624203,
Anna Orchel-Szeląg - anna.orchel-szelag@urk.edu.pl, Tel. +48126624260
Poniżej zamieszczamy informacje dotycząca najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami dotyczących mobilności w ramach Programu Erasmus+:
Jak powinno wyglądać zgłoszenie przypadku tzw. „siły wyższej”?
Student/pracownik, który zdecydował się na przerwanie lub anulowanie wyjazdu w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19 powinien skontaktować się ze swoją uczelnią macierzystą (wysyłającą) i zgłosić przerwanie/ rezygnację z mobilności w sposób wymagany przez uczelnię (pismo/wiadomość mailowa). Powinien w tym zawiadomieniu podać przyczyny oraz przedstawić wstępną kalkulację poniesionych kosztów, których nie da się odzyskać (oraz załączyć kopie dokumentów poświadczających poniesienie tych wydatków). Odsyłanie studentów/pracowników do Agencji Narodowej Erasmus+ (co niestety już ma miejsce) jest nieefektywne, z uwagi na to, że Agencja Narodowa nie jest stroną umów finansowych z uczestnikami mobilności. Umowę finansową z uczestnikiem podpisała uczelnia. Mobilność przerwana/anulowana z uwagi na zaistnienie „siły wyższej”, w stosunku do której jej zasadność zostanie poświadczona przez FRSE, będzie wpisana do Mobility Tool+ (w sposób uzgodniony – patrz dalsza część niniejszej korespondencji) i finansowo rozliczona przez uczelnię. Uczelnia dokona zwrotu środków dla uczestnika - jeżeli będzie to dotyczyć danej sytuacji.
Czy dokumenty dotyczące „siły wyższej” mogą być przesłane mailem czy NA wymaga wysłania oryginałów z wnioskiem?
NA dopuszcza wysyłanie dokumentów związanych z „siłą wyższą” z powodu COVID-19 (wniosek, etc.) w formie skanów przesyłanych w poczcie elektronicznej. Dokumenty te będą podlegały weryfikacji w ramach standardowych procedur związanych z audytami i kontrolami, co oznacza, że uczelnia musi posiadać oryginał pisma/oświadczenia uczestnika mobilności, na którego podstawie występuje do NA o uznanie przypadku jako „siły wyższej”. Uczelnie mające wiele podań o zastosowanie „siły wyższej” mogą składać do NA wnioski zbiorcze, ale załączane dla każdej osoby skany dokumentów powinni pozwalać na jednoznaczną identyfikację uczestnika, którego dotyczą.
Przypominamy, że uczestnicy mobilności są zobowiązani do upewnienia się, czy linia lotnicza, w której dokonana została rezerwacja, dopuszcza możliwość odzyskania kwoty zapłaconej za bilet. Jeżeli taka informacja nie jest dostępna na stronie internetowej linii lotniczej lub informuje ona o niemożliwości odzyskania kosztów biletu (jak to ma miejsce w przypadku tzw. tanich linii lotniczych), to prosimy o zamieszczenie tej informacji w oświadczeniu podpisanym przez uczestnika (w treści podania lub w odrębnym dokumencie).
Które kraje są uprawnione do zastosowania przypadku jako „siły wyższej”?
NA nie posiada listy krajów „uprawnionych”, czyli objętych epidemią COVID-19. Opieramy się na komunikatach ogłaszanych przez KE oraz informacjach publikowanych na stronach MNiSW, Głównego Inspektoratu Sanitarnego, Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz innych NAs. Z uwagi na dynamicznie zmieniające się okoliczności apelujemy o kontaktowanie się z Państwa uczelniami partnerskimi/ organizacjami, w których uczestnicy odbywają praktyki oraz o sprawdzanie bieżącej sytuacji. Zgodnie z zasadą dobrej współpracy pamiętajmy o tym, aby instytucji partnerskiej nie stawiać przed faktem, ale uprzedzać o planowanych przez uczestników powrotach/rezygnacjach.
Czy Beneficjent, w przypadku wyjazdu, który nie doszedł do skutku, musi złożyć raport uczestnika w Mobility Tool+?
Nie, ale uczelnia musi wpisać tę mobilność do Mobility Tool+. O sposobie wpisywania mobilności do systemu powiadomimy Państwa w odrębnej korespondencji w późniejszym terminie.
Czy student, który wraca z mobilności do Polski i zdalnie kontynuuje naukę w Polsce może pobierać stypendium Erasmusa?
Nie. Stypendium jest przeznaczone na pokrycie kosztów utrzymania podczas pobytu za granicą. Jeżeli student wróci do kraju przed upływem minimalnego czasu trwania mobilności, to jego sytuacja będzie spełniała definicję „siły wyższej”. Stypendium Erasmusa nigdy nie jest wypłacane po powrocie do kraju z uwagi na cel jego otrzymania (pokrycie części kosztów pobytu za granicą).
Czy student, którego mobilność trwa ponad wymagane minimum (SMS > 3 miesiące, SMP > 2 miesiące) i który postanawia wrócić z Włoch do Polski może starać się o zwrot poniesionych kosztów z tytułu zakwaterowania opłaconego do czerwca 2020?
Tak, jest to przypadek „siły wyższej”.
Czy w przypadku niemożności zrealizowania mobilności pracownik, który poniósł koszty związane z wyjazdem (kupił bilet lotniczy), może złożyć za pośrednictwem uczelni wniosek o uznanie przypadku za działanie „siły wyższej”, nawet jeśli według uczelnianych zasad dofinansowania wyjazdów pracownikom nie przysługuje ryczałt na podróż?
W takim przypadku uczelnia musi aneksować (zaktualizować) zasady dofinansowania z uwagi na niestandardowa sytuację związaną z COVID-19, opublikować je na stronie internetowej i zadbać o równe traktowanie wszystkich pracowników, którzy znaleźli się w takiej samej sytuacji.